退職届を郵送で出すときの手順
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退職届を手渡しできない事情があります。出社できない、渡すと話が終わらない。
郵送で出せます。 方式を定めた条文は無く、届いたかどうかで扱いが決まります。
効力は届いた時から（民法97条1項）
前提になるのが、意思表示の到達に関する定めです。
意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。
出した時ではなく、届いた時です。だから郵送の場合、いつ届いたかが後で問題になります。
そして辞めるまでの日数は、届いた日から数えます。
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
投函日ではなく到達日が起点になります。2週間で区切りたいなら、届くまでの日数を見込んでおいてください。
受け取りを拒まれたとき（97条2項）
郵送でいちばん心配されるのが、受け取ってもらえない場合です。条文に定めがあります。
相手方が正当な理由なく意思表示の通知が到達することを妨げたときは、その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなす。
妨げた場合は、通常届くはずだった時に届いたものとして扱われます。 受け取りを拒めば無かったことにできる、という仕組みにはなっていません。
ただし「正当な理由なく」「妨げた」と言えるかどうかは、事情によります。だから出したことと、届くはずだった日が分かる形で送るのが確実になります。
出した後のことは効力に影響しない（97条3項）
もう1つ、知っておくと安心できる定めがあります。
意思表示は、表意者が通知を発した後に死亡し、意思能力を喪失し、又は行為能力の制限を受けたときであっても、そのためにその効力を妨げられない。
発信した後に何があっても、効力は妨げられません。体調を崩して連絡が取れなくなっても、出した退職届は生きています。
出社できない状態で郵送する場合、ここが効きます。
どの方法で送るか
方法によって、後から証明できることが変わります。
送り方後から証明できること
- 普通郵便どれも証明できない
- 特定記録出したこと配達の記録も残る。中身は証明できない
- 簡易書留出したことと届いたこと中身は証明できない
- 内容証明＋配達証明出したこと・届いたこと・中身のすべて
もめる可能性が低いなら特定記録か簡易書留で足ります。引き止めが強い、受け取りを拒まれそう、といった事情があるなら内容証明です。
内容証明の出し方と注意点は退職届を内容証明で送るときにまとめました。出せる郵便局が限られているので、先に確かめてください。
宛先と同封するもの
宛先は会社の代表者宛てが基本です。直属の上司宛てにすると、渡っていないと言われる余地が残ります。
同封するのは退職届と、短い添え状です。添え状には、出社できない事情と、届いたら連絡がほしい旨を1〜2行で書けば足ります。
書き方そのものは退職届の書き方｜退職願との違いで結果が変わるにまとめました。退職願と退職届は効果が違うので、そこだけは間違えないでください。
いつ投函するか
到達日が起点になるので、投函のタイミングで退職日が動きます。
普通郵便でも1〜3日、土日や祝日を挟むともう少しかかります。「この日までに辞めたい」という締切があるなら、そこから2週間と配達日数を逆算して投函日を決めてください。
有給を消化してから退職日を迎えたい場合は、さらに残り日数を足します。残りの数え方と、断られたときの根拠は退職前の有給消化｜断られたときの根拠にまとめました。
賞与の支給日を挟みたい場合も、逆算の考え方は同じです。有給消化中でも在籍にあたります。ボーナスをもらってから退職するタイミングにまとめました。
就業規則の予告期間との関係
就業規則に「1か月前までに申し出ること」と書かれていることがあります。民法の2週間と食い違いますが、この点については民法が優先されると解されています。
とはいえ、郵送を選ぶ時点で会社との関係は良い状態ではありません。2週間は最終ラインとして持っておき、まず就業規則の日数で出すほうが話が短く済むことが多くあります。
先に読んでおく箇所は退職は何ヶ月前に言えばいいかにまとめました。
返却するものを一緒に送らない
保険証や社員証、貸与品を同じ封筒に入れたくなりますが、分けたほうが安全です。退職届が届いたかどうかと、返却物が届いたかどうかを別々に確かめられます。
保険証は退職日の翌日から使えなくなります。返す先と時期は健康保険証はいつ誰に返すかにまとめました。
送った後にやること
- 追跡番号を控える（配達状況を確認できる）
- 送った日と、届いた日を記録する
- 会社から連絡が来ないまま2週間が過ぎたら、退職日を自分で把握しておく
連絡が来なくても、期間の経過で契約は終わります。そのうえで離職票や源泉徴収票が届かない場合は、別の手続きになります。離職票が届かないときにまとめました。
郵送しても動かないとき
届いたはずなのに何も起きない、退職日を勝手に動かされる。そういう場合は、交渉が要る局面に入っています。
有給や退職日の交渉ができるのは労働組合と弁護士で、民間業者にはできません。違いは退職代行｜弁護士と労働組合の違いにまとめました。
言い出せずに郵送を選んだ場合、そもそもの整理は辞めたいと言えないときにあります。
まとめ
- 退職届は郵送で出せる。方式を定めた条文は無い
- 効力が生じるのは届いた時。2週間の起点も到達日
- 受け取りを拒まれても、通常届くはずだった時に届いたものとみなされる
- 発信した後に何があっても、効力は妨げられない
- もめそうなら内容証明、そうでなければ特定記録か簡易書留
- 宛先は代表者。貸与品は別便にする
- 追跡番号と日付を控えておく
手渡しできないことは、辞められない理由になりません。